Assistante de direction / Planificatrice

Fiche de poste Assistante de direction:

 Accueillir et orienter les visiteurs, Gérer les appels téléphoniques entre l’extérieur de son entreprise et sa hiérarchie, et inversement, Recevoir, rédiger et transmettre les courriers et les emails, Traitement des courriers, des emails, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, di usion), Préparation des dossiers d’appel d’o res Reproduction des documents, Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, téléphone…) Assurer le classement et l’archivage des dossiers et documents qui lui sont confiés, Élaboration des contrats de travail, convocations et faire signer les salariés, Suivi des congés, absences, maladies, acomptes, délégations de salaires des salariés, Déclarations d’embauches et de ruptures sur le site de la Cafat Vérification et transmission des éléments nécessaires à l’établissement des fiches de paye et des documents de sortie des salariés (solde de tout compte…) Vérification des fiches de paie avant envoi aux salariés, Suivi des équipements des salariés (vêtements et chaussures de travail…) Vérification, archivage et transmission des éléments comptables au cabinet comptable Suivi des échéances fiscales (TGC…) et sociales (Cafat, Humanis..) Gestion et suivi des convocations SMIT Gestion et suivi des adhésions à la mutuelle Gestion et suivi des formations professionnelles Élaboration et suivi des factures clients, Suivi des règlements clients et relances des impayés si nécessaire, Gestion et achat des fournitures de bon fonctionnement de la société Récupération des courriers recommandés à l’OPT

Fiche de poste Planificatrice:

1. Missions Principales • Élaborer, organiser et mettre à jour les plannings des agents de sécurité en fonction des besoins opérationnels et des contrats clients. • Anticiper et gérer les absences, remplacements, congés, et imprévus du personnel. • Optimiser les affectations en tenant compte des compétences, habilitations et disponibilités des agents. • Garantir le respect de la législation du travail et des conventions collectives (temps de repos, amplitudes horaires, etc.). • Assurer la transmission claire et efficace des plannings aux agents et aux responsables de site. • Collaborer étroitement avec le service RH et administratif pour la cohérence des données de planification. 2. Compétences et Qualités Requises • Maîtrise des outils informatiques, notamment des logiciels de planification et Excel. • Organisation, rigueur et réactivité face aux imprévus. • Excellentes capacités de communication et de coordination. • Connaissance du secteur de la sécurité privée appréciée. • Sens de la confidentialité et de la gestion des priorités. 3. Profil Recherché • Formation en gestion, logistique, administration ou équivalent. • Expérience souhaitée dans la planification, idéalement dans le domaine de la sécurité. • Capacité à travailler en autonomie tout en collaborant avec plusieurs services. 4. Conditions Particulières • Poste basé au siège ou dans les locaux administratifs. • Horaires de travail flexibles, possibilité d’astreintes. • Disponibilité nécessaire en cas de situations urgentes.