Votre mission : 

Fiche de poste

Sous supervision, l’Assistant(e) de Direction et de Bureau apporte son soutien au Chef de Poste, notamment en ce qui concerne la gestion de l’agenda, des déplacements et de l’organisation d’événements tenus par le Chef de Poste. Le poste comporte également des missions administratives en soutien à l’équipe administrative ainsi que le rôle de chauffeur du Chef de Poste.

Les principales missions du poste incluent notamment :

- Organiser les déplacements du Chef de Poste ainsi que les programmes et la logistique liés à ceux-ci en collaboration avec les chargés d’études politiques concernés, et fournir une gestion efficace des systèmes administratifs ;

- Gérer les activités de représentation officielle du Chef de Poste et le budget alloué en collaboration avec le personnel concerné, y compris la gestion des commandes liées aux représentations et la gestion des stocks ;

- Assurer la gestion événementielle pour le Chef de Poste en étroite coordination avec l’équipe politique et les employé(e)s de maison de la Résidence du Chef de Poste ;

- Fournir un soutien de haut niveau au Chef de Poste, y compris dans la gestion quotidienne de son agenda selon ses directives, la gestion du courrier et de son archivage, l’accompagnement de visiteurs officiels ainsi qu’un soutien administratif complet ;

- Rédiger des courriers de haute qualité, aider à la prise en charge du courrier entrant et sortant, et effectuer des travaux de recherche ;

- Conduire le Chef de Poste selon les besoins ;

- Gérer la flotte des véhicules officiels y compris l’entretien, la maintenance et la coordination des réparations, et assurer la bonne tenue des registres d’utilisation ;

- Exploiter des bases de données et gérer des données électroniques, y compris dans le cadre de la rédaction de rapports financiers, et apporter un soutien à la gestion des contacts ;

- Gérer le courrier diplomatique et ordinaire, y compris en tant que titulaire des timbres officiels ;

- Fournir un soutien lors des visites officielles ;

- Participer au service de la réception du Consulat Général ;

- Apporter un soutien dans les activités de gestion de crise du Consulat Général ;

- D’autres tâches pourront être requises selon les besoins, notamment en soutien à l’équipe administrative.

Votre profil : 

Compétences et expérience

Compétences requises

- Fortes compétences en communication écrite et orale, en français et en anglais ;

- Connaissance de Windows et du pack Microsoft Office. Expérience souhaitée en matière de systèmes de gestion des données ;

- Expérience préalable en gestion événementielle ;

- Fortes compétences organisationnelles et de collaboration, capacité à exercer plusieurs fonctions à la fois, à être proactif et flexible ; capacité à s’intégrer et travailler au sein d’une petite équipe ;

- Flexibilité horaire ;

- Permis de conduire de catégorie B en cours de validité et avec un historique de conduite exemplaire.

Compétences souhaitées

- Connaissance préalable de la Nouvelle-Calédonie et des Territoires français du Pacifique en général.

Conditions d’emploi

- Catégorie d’emploi : Personnel Employé Localement (LES) employé conformément selon les termes et conditions du Consulat Général d'Australie.

- Type et durée du contrat : CDI à temps plein

- Heures de travail : 37,5 heures par semaine (généralement de 8h30 à 17h, avec arrangements flexibles possibles).

- Date d'embauche prévue :  Mars 2025

- Lieu de travail : Nouméa

- Rémunération :  Le poste est proposé au niveau LE3 (Personnel Employé Localement de niveau 3). Le salaire mensuel de base est de 380 650 frs CFP. Un salaire plus élevé peut être proposé dans la fourchette salariale de niveau LE3, en tenant compte de l'expérience et des qualifications du/de la candidat(e) retenu(e).  Des primes de performance (mouvement annuel des points de salaire ou bonus) sont disponibles dans le Cadre de la Gestion des Performances du Consulat Général.

 

Instructions pour candidater :

Pour accéder à un descriptif du poste, y compris les compétences et expériences souhaitées, merci de cliquer ici.

Veuillez noter que seules les candidatures complètes seront acceptées. Veuillez vous assurer que votre candidature inclut tous les documents suivants :

- Un CV en français et en anglais ;

- Deux lettres de motivation ne dépassant pas une page et demie chacune (l'une en anglais et l'autre en français) et répondant aux critères de compétences et d'expérience requises pour le poste ;

- Les coordonnées de deux personnes de référence.

Merci d’adresser votre candidature complète par courriel à l’adresse hr.noumea@dfat.gov.au avant 16 heures le mardi 7 janvier 2025. Veuillez noter que passé ce délai, les candidatures ne seront pas acceptées.

A propos de l'entreprise :

Le rôle du Ministère des Affaires Etrangères et du Commerce Extérieur (DFAT) est de promouvoir les intérêts de l’Australie et des Australiens à l’étranger.

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Exigences particulières

Niveau de formation : 
Bac + 2
Langues parlée(s) : 
Anglais
Bilingue
Français
Bilingue
Permis de conduire : 
B (Voiture)
Disponibilité : 
Entre 1 et 3 mois
Niveau : 
Opérationnel
Mobilité : 
Tout le territoire
Disponibilité horaire : 
Horaires en journée