Votre mission : 

Descriptif de fonctions

La Communauté du Pacifique (CPS), principale organisation scientifique et technique du Pacifique, appuie le développement de la région depuis 1947. Organisation internationale d’aide au développement, la CPS fait figure de maison commune pour les 27 États et Territoires membres qui en assurent la gouvernance. Œuvrant pour le développement durable au bénéfice des peuples océaniens, l’Organisation intervient dans plus de 25 secteurs d’activité. La CPS est renommée pour ses connaissances et sa capacité d’innovation dans des domaines tels que les sciences halieutiques, la veille sanitaire, les géosciences et la conservation des ressources phytogénétiques pour l’alimentation et l’agriculture.

La Direction opérations et gestion fournit des services généraux à l’ensemble des divisions et programmes de l’Organisation. Elle comprend trois équipes clés : finances, ressources humaines et services d’information. Son action est centrée sur l’amélioration de l’efficacité des systèmes, des politiques et de la gestion, de manière à offrir des services clients de grande qualité.

Fonctions – L’Assistant·e chargé·e des voyages apportera au·à la Coordonnateur·rice des voyages un appui essentiel dans la gestion et la coordination de tous les aspects relatifs aux déplacements gérés par la Communauté du Pacifique (CPS). Il·Elle est chargé·e d’assurer l’exécution fluide, efficiente et sûre des voyages, en adoptant des pratiques économiquement rationnelles et dans le respect des politiques de l’Organisation.

 

Les principales responsabilités du poste sont les suivantes :

Soutien opérationnel aux voyages

  • Contribuer à la planification des déplacements des personnes concernées, qu’elles soient salariées ou non (réservation de vols, d’hébergements, de transports sur place, etc.).
  • Veiller à l’établissement d’itinéraires détaillés et obtenir les devis correspondants pour les personnes devant effectuer un déplacement.
  • S’assurer que l’ensemble des modalités de voyage, parmi lesquelles les itinéraires, les indemnités journalières) et autres droits, sont conformes aux politiques et directives de la CPS relatives aux voyages.
  • Fournir une assistance aux personnes concernées avant, pendant et après leurs déplacements.
  • Contribuer au respect et à la mise à jour ou à la modification des procédures opérationnelles normalisées et d’autres procédures ou flux de travail opérationnels relatifs aux voyages.
  • Gérer les demandes d’indemnisation associées à un déplacement et fournir les informations utiles au renouvellement annuel de la police d’assurance voyage.
  • Contribuer à l’évaluation et à la maîtrise des principaux risques liés aux voyages (santé/sécurité, enjeux géopolitiques, catastrophes naturelles, etc.).
  • Fournir une assistance en cas de perturbation ou d’urgence.

Soutien administratif aux voyages

  • Vérifier quotidiennement les demandes d’assistance relatives aux voyages et répondre sous 24 heures.
  • Etablir le rapprochement des factures envoyées par les prestataires de services de voyage avec les documents contenus dans le système de gestion des voyages de la CPS.
  • Fournir un appui aux remboursements des frais associés à un voyage dans le respect de la politique relative aux voyages.
  • Fournir un appui aux clients internes dans leurs demandes de visa et dans la satisfaction des obligations y afférentes.
  • Compiler les retours du personnel en vue de l’amélioration des services relatifs aux voyages.

Gestion des accords de fournisseur privilégié et soutien apporté à l’élaboration de rapports

  • Fournir un appui administratif en ce qui concerne les prestataires de voyage privilégiés.
  • Participer à des séances d’information et à des réunions régulières avec les prestataires privilégiés de la CPS pour s’assurer que les modalités de déplacement qu’ils proposent satisfont aux attentes de la CPS et sont conformes à sa politique relative aux voyages.
  • Contribuer à la tenue de registres détaillés et structurés et, si nécessaire, à la production de rapports destinés à la direction.
  • Fournir un appui à la collecte, à la vérification et au traitement des frais de déplacement, et en vérifier l’exactitude et la conformité avec les politiques applicables.

Travail d’équipe et collaboration au sein de l’Organisation

  • Contribuer à l’organisation des voyages au sein de l’Organisation de manière proactive, structurée et collaborative.
  • Participer à l’information et à la formation du personnel à des fins d’efficience et de respect du cadre de la CPS relatif aux voyages.
  • Collaborer de manière proactive avec les personnes concernées par des déplacements, les personnes chargées de leur organisation et l’ensemble des divisions afin de garantir l’efficacité et l’harmonisation des processus et des procédures, dans l’optique d’améliorer en permanence les voyages au sein de la CPS.

Pour de plus amples informations sur les principales responsabilités du poste, veuillez consulter le descriptif de fonctions en ligne.

Votre profil : 

Principaux critères de sélection

Qualifications

  • Diplôme ou BTS en organisation de voyages, en achats, en finances, en administration ou dans un domaine apparenté, ou expérience pertinente directement équivalente.

Compétences techniques

  • Au moins deux ans d’expérience professionnelle en assistance administrative ou en secrétariat
  • Connaissance de l’organisation de voyages internationaux et notamment des contacts et réseaux actifs y afférents
  • Bonnes compétences organisationnelles et administratives, discernement, diplomatie et tact
  • Forte orientation client et capacité avérée à fournir un service de qualité dans des délais serrés
  • Capacité avérée à respecter les échéances
  • Bonne connaissance pratique des programmes Microsoft Office
  • Maîtrise d’Internet et des sites de voyages
  • Connaissance et expérience du travail en Océanie

Compétences linguistiques

  • Parfaite maîtrise du français et bonne maîtrise de l’anglais

Compétences interpersonnelles et sensibilité culturelle

  • Capacité à nouer et à cultiver de bonnes relations avec des personnes issues d’horizons culturels différents

 

Traitement et conditions d’emploi

Durée du contrat – Ce poste est à pourvoir pour une durée de 6 mois.

Traitement – Le poste d’Assistant·e chargé·e des voyages se situe dans la classe 6 du barème 2024 des traitements de la CPS, ce qui correspond à un traitement mensuel de départ situé entre 289 283 à 361 604 francs CFP. Le montant du traitement proposé à l’entrée en fonction se situe en principe dans la moitié inférieure de cette fourchette, mais il sera tenu compte des qualifications et de l’expérience du·de la candidat·e. L’ascension au sein de la fourchette salariale dépend ensuite de l’évaluation des résultats annuels. Pour l’heure, les agents de la CPS en poste en Nouvelle-Calédonie ne sont pas assujettis à l’impôt sur le revenu.

Langues – Les langues de travail officielles de la CPS sont l’anglais et le français.

Principes applicables en matière de recrutement – Le recrutement du personnel de la CPS se fonde sur le mérite et l’équité. Les candidat·e·s participent à une procédure de sélection équitable, transparente et non discriminatoire. La CPS respecte le principe de l’égalité des chances et défend la diversité de genre et la diversité culturelle, dont le bilinguisme. Elle s’emploie à attirer et à nommer des candidat·e·s respectueux·ses de ces valeurs. Il est dûment tenu compte des principes d’équité de genre et de la volonté de maintenir une forte représentation d’Océaniens et d’Océaniennes parmi les cadres professionnels. Si le comité de sélection estime, après entretien, ne pas pouvoir départager deux candidat·e·s, la préférence est donnée à un·e Océanien·ne. La confidentialité totale des candidatures est garantie conformément aux dispositions de la Politique de protection des renseignements personnels de la CPS.

Seul (e) s les candidat(e)s de nationalité française ou détenant un permis de travail approprié pourront être sélectionné(e)s.

 

Modalités de candidature

Date limite de dépôt des candidatures : 20 mai 2024, 23h00 (heure de Nouméa)

Référence du poste : CR000230

Les candidatures doivent être déposées en ligne sur le site suivant : http://fr.careers.spc.int/

Les candidatures papier ne seront pas acceptées.

Seuls les dossiers de candidature complets seront pris en considération. Chaque dossier doit contenir :

  • un curriculum vitæ à jour, dans lequel figureront les coordonnées de trois références professionnelles ;
  • une lettre d’accompagnement exposant les compétences, l’expérience et les motivations ; et
  • les réponses à l’ensemble des questions de présélection.

Votre candidature sera jugée incomplète et ne sera pas prise en compte lors de l’étape de présélection si certains des documents ci-dessus ne sont pas fournis. Il n’est pas nécessaire de joindre aux dossiers de candidature des copies de diplômes ou de lettres de recommandation.

Toutes les pièces du dossier doivent être jointes au format Microsoft Word ou Adobe PDF.

La CPS ne fait pas payer l’examen des dossiers de candidature et ne vous demandera jamais vos coordonnées bancaires ou des informations de nature financière dans le cadre de sa procédure de recrutement.

Questions de présélection (maximum 2 000 caractères par question) :

  1. Donner nous un exemple d’une situation de voyage complexe et urgente que vous avez résolu ?
  2. Veuillez décrire votre expérience en appui des réservations d’hôtel, location de voiture et transfert aéroport.
  3. Veuillez fournir des exemples concrets illustrant la façon dont vous avez organisé des voyages et le support administratif fournit.

A propos de l'entreprise :

La Communauté du Pacifique est la principale organisation scientifique et technique du Pacifique, soutenant fièrement le développement de la région depuis 1947. Organisation internationale d’aide au développement, la CPS fait figure de maison commune pour les 27États et Territoires membres qui la composent et en assurent la gouvernance.

Exigences particulières

Langues parlée(s) : 
Français
Courant
Anglais
Courant