Assistant·e principal·e chargé·e des voyages

Descriptif de fonctions

La Communauté du Pacifique (CPS), principale organisation scientifique et technique du Pacifique, appuie le développement de la région depuis 1947. Organisation internationale d’aide au développement, la CPS fait figure de maison commune pour les 27 États et Territoires membres qui en assurent la gouvernance. Œuvrant pour le développement durable au bénéfice des peuples océaniens, l’Organisation intervient dans plus de 25 secteurs d’activité. La CPS est renommée pour ses connaissances et sa capacité d’innovation dans des domaines tels que les sciences halieutiques, la veille sanitaire, les géosciences et la conservation des ressources phytogénétiques pour l’alimentation et l’agriculture.

La Direction opérations et gestion fournit des services généraux à l’ensemble des divisions et programmes de l’Organisation. Elle comprend trois équipes clés : finances, ressources humaines et services d’information. Son action est centrée sur l’amélioration de l’efficacité des systèmes, des politiques et de la gestion, de manière à offrir des services clients de grande qualité.

Fonctions – L’ Assistant·e principal·e chargé·e des voyages apporte au·à la Chef·fe d’équipe – Voyages un appui essentiel dans la gestion et la coordination de tous les aspects relatifs aux déplacements organisés par la Communauté du Pacifique (CPS). Ses fonctions consistent à assurer l’exécution fluide, efficiente et sûre des plans de voyage, en s’appuyant sur des pratiques d’un bon rapport coût-efficacité, et conformément aux politiques de l’Organisation.

Les principales responsabilités du poste sont les suivantes :

Soutien opérationnel aux voyages

• Contribuer à la planification des déplacements des membres du personnel ou non (réservation de vols, d’hébergements ou de transport terrestre et toute autre réservation qui pourrait s’avérer nécessaire).
• Faire établir des itinéraires détaillés et les devis correspondants pour les personnes devant effectuer un déplacement.
• S’assurer que l’ensemble des modalités de voyage, notamment les itinéraires, les indemnités journalières (qui seront tenues à jour et actualisées au moins une fois par trimestre) et les autres droits applicables sont conformes aux politiques et directives de la CPS relatives aux voyages, ainsi qu’aux dispositions réglementaires en vigueur.
• Fournir une assistance aux voyageurs avant, pendant et après leur déplacement.
• Contribuer au respect et, au besoin, à l’actualisation ou à la modification des procédures opératoires normalisées et des flux de travail/processus opérationnels relatifs aux voyages.
• Gérer les demandes d’indemnisation liées à un déplacement et fournir des informations en vue du renouvellement annuel de la police d’assurance voyage.
• Fournir un appui en vue de l’évaluation et de la maîtrise des principaux risques liés aux déplacements (santé/sécurité, enjeux géopolitiques, catastrophes naturelles, etc.).

Soutien administratif aux voyages

• Vérifier quotidiennement les demandes d’assistance relatives aux voyages et répondre sous 24 heures.
• Effectuer le rapprochement des factures des prestataires de services de voyage et des documents archivés dans le système de gestion des voyages de la CPS.
• S’assurer que le remboursement des frais de voyage est effectué conformément à la politique relative aux voyages.
• S’assurer de la mise à disposition des lettres accompagnant les demandes de visa en ligne, des lettres de notification de missions et d’autres courriers/types de correspondance.
• Consigner les avis recueillis auprès du personnel en vue de l’amélioration des services relatifs aux voyages.
• Fournir, en tant que de besoin, tout l’appui logistique requis lors des réunions de l’Organisation.
• Organiser des réunions internes et en rédiger les procès-verbaux, réserver des salles et tenir un registre des réunions indiquant clairement les actions à mener à l’issue des réunions.

Gestion des modalités relatives aux fournisseurs privilégiés et élaboration de rapports

• Fournir un appui administratif de haut niveau aux prestataires de services de voyage privilégiés.
• Aider à la réalisation d’audits réguliers des services fournis par les prestataires de services de voyage de la CPS.
• Réaliser des contrôles aléatoires et tenir un registre des tarifs pratiqués par les prestataires de services de la CPS.
• Contribuer à la tenue de registres détaillés et structurés (répertoriant toutes les activités de voyage et les dépenses associées).
• Fournir un appui en vue de la collecte, de la vérification et du traitement des notes de frais de déplacement.

Participation à des projets spéciaux

• Aider à la gestion et au renouvellement des assurances voyage pour tous les bureaux de la CPS
• Fournir un appui aux projets axés sur l’élaboration d’outils d’automatisation de la gestion des demandes courantes et des justificatifs.
• Aider à l’amélioration de la gestion et des procédures de décaissement des indemnités journalières versées par la CPS.
• Contribuer au recensement et à la gestion des déplacements liés à des destinations/des activités à haut risque, notamment en réalisant des supports de sensibilisation et de formation.
• Aider à l’amélioration des modalités d’administration des formalités relatives aux visas et aux protocoles suivies à la CPS.

Travail d’équipe et collaboration à l’échelle de l’Organisation

• Former le personnel afin de garantir la bonne application du cadre de la CPS relatif aux voyages.
• Contribuer de manière anticipée, structurée et concertée à l’organisation des voyages à l’échelle de la CPS.
• Collaborer activement avec les personnes effectuant des déplacements, les personnes chargées d’organiser les déplacements et l’ensemble des divisions.

Pour de plus amples informations sur les principales responsabilités du poste, veuillez consulter le descriptif de fonctions en ligne.