Assistant·e linguistique et de conférence

Descriptif de fonctions

La Communauté du Pacifique (CPS), principale organisation scientifique et technique du Pacifique, appuie le développement de la région depuis 1947. Organisation internationale d’aide au développement, la CPS fait figure de maison commune pour les 27 États et Territoires membres qui en assurent la gouvernance. Œuvrant pour le développement durable au bénéfice des peuples océaniens, l’Organisation intervient dans plus de 25 secteurs d’activité. La CPS est renommée pour ses connaissances et sa capacité d’innovation dans des domaines tels que les sciences halieutiques, la veille sanitaire, les géosciences et la conservation des ressources phytogénétiques pour l’alimentation et l’agriculture.

Le collectif Opérations et intégration (O&I) fournit des services essentiels d’appui qui soutiennent le portefeuille scientifique et technique de l’organisation. Nos fonctions clés englobent les services corporatifs, l’appui aux programmes, les partenariats, la mobilisation des ressources ainsi que l’engagement stratégique. Ces services sont coordonnés à travers nos bureaux régionaux et satellites implantés dans le Pacifique et en Europe. Par ailleurs, le collectif O&I pilote un chantier dédié au changement organisationnel et à la transformation, visant à renforcer l’amélioration continue et la capacité d’adaptation de l’organisation.

Fonctions – L’ Assistant·e linguistique et de conférence assurera un support au traitement des demandes de traduction, à la gestion des bases de données linguistiques et à la coordination des fonctions événements et protocole.

Les principales responsabilités du poste sont les suivantes :

Appui à la fonction traduction – Traitement des demandes de traduction

• Après réception des demandes de traduction déposées sur la plateforme ServiceNow, prétraiter les documents au besoin (en prenant contact, le cas échéant, avec les équipes à l’origine des demandes si une partie du contenu à traduire n’est pas modifiable, par exemple), et transmettre les informations pertinentes aux traducteurs et aux réviseurs.
• Participer au prétraitement et à l’analyse des textes à traduire, ainsi qu’à l’envoi des demandes détaillées aux freelances.
• Assurer l’actualisation des demandes et des tâches dans le module traduction de ServiceNow.
• Finaliser la mise en page et vérifier la typographie des traductions, si nécessaire, et enregistrer les documents de conférence dans les dossiers correspondants.
• Mettre à jour le calendrier de disponibilités des traducteurs freelances deux fois par semaine.

Appui à la gestion des bases de données linguistiques

• Placer les documents traduits dans les dossiers correspondants pour ajout dans l’outil d’aide à la traduction (Logiterm).
• Vérifier chaque semaine que tous les nouveaux documents traduits ont bien été intégrés dans les modules Logiterm.
• Procéder au nettoyage de documents complexes, selon les besoins, avant intégration dans les bases de données de l’équipe.
• Actualiser chaque semaine la mémoire de traduction globale et les bases terminologiques Multiterm, et créer des mémoires de traduction globales pour chaque conférence technique.

Appui à la coordination des fonctions événements et protocole

• Appuyer la gestion des activités quotidiennes liées à la coordination des événements, notamment les demandes de réservation des salles de conférence au siège, à Nouméa.
• Apporter une assistance aux collègues prenant part à l’organisation d’événements et de réunions au siège de la CPS et sur les différents sites de l’Organisation, notamment par l’offre de conseils sur l’utilisation des installations et des services disponibles.
• Appuyer la préparation et le déroulement des événements organisés par la CPS, y compris pour ce qui est de la logistique et de l’aménagement des espaces, et de l’établissement de checklists standards.
• Assurer le lien avec les prestataires externes sollicités dans le cadre de réunions organisées par la CPS, en amont des évènements et durant ceux-ci.
• Prêter un appui à la coordination nécessaire avec les équipes internes (informatique, interprétation, maintenance/installations) afin d’assurer le bon déroulement des événements.
• Fournir un appui sur site au siège lors des événements (mise en place, assistance aux participants, résolution de problèmes).
• Faire remonter au·à la Responsable des événements et du protocole toute demande liée à un événement de haut niveau présentant une complexité particulière en matière d’attribution des espaces et de mobilisation des équipes internes (TIC, services linguistiques et maintenance).
• Appuyer le·la Responsable des événements et du protocole dans la mise en œuvre des dispositions protocolaires, notamment l’élaboration des plans de salle, l’installation des drapeaux et l’organisation des accueils officiels, ainsi que la préparation de notes d’information et de la documentation destinées aux visites de haut niveau.

Appui administratif et financier pour les Services d’appui à la mise en œuvre ou d’autres équipes OI/divisions techniques

• Savoir utiliser le système de gestion des voyages (NuTrip) et pouvoir renseigner les membres de l’équipe à cet égard.
• Utiliser le système d’archivage des Services linguistiques et de conférence (Outlook et SharePoint).
• Procéder à la commande de fournitures ou d’autres équipements, selon les besoins ; se mettre en relation avec les prestataires externes et procéder à l’établissement de bons de commande et au règlement des factures de prestataires externes, dans le respect des politiques de la CPS en la matière.
• En fonction des autres besoins des Services d’appui à la mise en œuvre, effectuer toute autre tâche administrative, selon les besoins.
• Réaliser des tâches administratives et/ou financières pour d’autres équipes de la CPS ayant besoin d’un soutien d’appoint.

Pour de plus amples informations sur les principales responsabilités du poste, veuillez consulter le descriptif de fonctions en ligne.