Assistant.e en ressources humaines

Descriptif de fonctions

La Communauté du Pacifique (CPS), principale organisation scientifique et technique du Pacifique, appuie le développement de la région depuis 1947. Organisation internationale d’aide au développement, la CPS fait figure de maison commune pour les 27 États et Territoires membres qui en assurent la gouvernance. Œuvrant pour le développement durable au bénéfice des peuples océaniens, l’Organisation intervient dans plus de 25 secteurs d’activité. La CPS est renommée pour ses connaissances et sa capacité d’innovation dans des domaines tels que les sciences halieutiques, la veille sanitaire, les géosciences et la conservation des ressources phytogénétiques pour l’alimentation et l’agriculture.

La Direction opérations et gestion fournit des services généraux à l’ensemble des divisions et programmes de l’Organisation. Elle comprend trois équipes clés : finances, ressources humaines et services d’information. Son action est centrée sur l’amélioration de l’efficacité des systèmes, des politiques et de la gestion, de manière à offrir des services clients de grande qualité.

Fonctions – L’Assistant.e en ressources humaines apportera un soutien à la gestion administrative du personnel en garantissant la précision et la conformité des documents et des processus liés aux employés. Le poste contribue activement à l’intégration des nouvelles recrues et à la gestion des départs, tout en soutenant la préparation des données de paie et l'amélioration continue des opérations.

Les principales responsabilités du poste sont les suivantes :

Gestion administrative du personnel

• Etablir et gérer les contrats de travail et avenants
• Emettre des attestations et certificats
• Traiter les demandes des employés concernant les questions de ressources humaines, règles et réglementations
• Administrer l’Helpdesk RH
• Analyser les situations non couvertes par les politiques et signaler rapidement les situations sensibles
• Coordonner les processus liés aux visas, permis de travail et de résidence avec les administrations publiques

Appui au programme d’intégration des nouvelles recrues et de la gestion des départs

• Coordonner l’intégration des nouvelles recrues et administrer le processus d’arrivée en collaboration avec les différentes parties prenantes
• Coordonner la gestion des départs et préparer les documents de fin de contrat
• Organiser les relocalisations à l’arrivée ou au départ lorsque cela est applicable
• Garantir l’induction RH

Gestion des données du SIRH et préparation de la paie

• Mettre à jour les informations des employés
• Traiter les demandes reçues via le SIRH nécessitant une approbation et vérifier la cohérence des demandes
• Tenir à jour les tableaux de bord relatifs aux fins de contrat, périodes d’essai ou autres suivis nécessaires
• Assurer le suivi des fins de contrat et participer à l’organisation des comités des 6 ans
• Assurer la gestion des indemnités (frais de scolarité, logement, congés) conformément aux politiques
• Préparer le récapitulatif de la paie et transmettre les données nécessaires au service de la paie

Contribution active aux opérations et aux projets RH

• Soutenir l’équipe RH dans la gestion quotidienne du Système performance et développement (PDS)
• Apporter un appui à l’équipe RH sur divers projets
• Fournir un appui administratif aux membres de l’équipe RH élargie

Pour de plus amples informations sur les principales responsabilités du poste, veuillez consulter le descriptif de fonctions en ligne.

Traitement et conditions d’emploi

Durée du contrat – Ce poste est à pourvoir jusqu’au 30 juin 2025.

Traitement – Le poste d’Assistant.e en ressources humaines se situe dans la classe 7 du barème 2024 des traitements de la CPS, ce qui correspond à un traitement mensuel de départ situé entre 338 605 à 423 257 francs CFP. Le montant du traitement proposé à l’entrée en fonction se situe en principe dans la moitié inférieure de cette fourchette, mais il sera tenu compte des qualifications et de l’expérience du·de la candidat·e. L’ascension au sein de la fourchette salariale dépend ensuite de l’évaluation des résultats annuels. Pour l’heure, les agents de la CPS en poste en Nouvelle-Calédonie ne sont pas assujettis à l’impôt sur le revenu.

Langues – Les langues de travail officielles de la CPS sont l’anglais et le français.

Principes applicables en matière de recrutement – Le recrutement du personnel de la CPS se fonde sur le mérite et l’équité. Les candidat·e·s participent à une procédure de sélection équitable, transparente et non discriminatoire. La CPS respecte le principe de l’égalité des chances et défend la diversité de genre et la diversité culturelle, dont le bilinguisme. Elle s’emploie à attirer et à nommer des candidat·e·s respectueux·ses de ces valeurs. Il est dûment tenu compte des principes d’équité de genre et de la volonté de maintenir une forte représentation d’Océaniens et d’Océaniennes parmi les cadres professionnels. Si le comité de sélection estime, après entretien, ne pas pouvoir départager deux candidat·e·s, la préférence est donnée à un·e Océanien·ne. La confidentialité totale des candidatures est garantie conformément aux dispositions de la Politique de protection des renseignements personnels de la CPS.

Seul (e) s les candidat(e)s de nationalité française ou détenant un permis de travail approprié pourront être sélectionné(e)s.

Modalités de candidature

Date limite de dépôt des candidatures : 24 novembre 2024, 23h00 (heure de Nouméa)

Référence du poste : SH000354

Les candidatures doivent être déposées en ligne sur le site suivant : http://fr.careers.spc.int/

Les candidatures papier ne seront pas acceptées.

Seuls les dossiers de candidature complets seront pris en considération. Chaque dossier doit contenir :

• un curriculum vitæ à jour, dans lequel figureront les coordonnées de trois références professionnelles ;
• une lettre d’accompagnement exposant les compétences, l’expérience et les motivations ; et
• les réponses à l’ensemble des questions de présélection.

Votre candidature sera jugée incomplète et ne sera pas prise en compte lors de l’étape de présélection si certains des documents ci-dessus ne sont pas fournis. Il n’est pas nécessaire de joindre aux dossiers de candidature des copies de diplômes ou de lettres de recommandation.

Toutes les pièces du dossier doivent être jointes au format Microsoft Word ou Adobe PDF.

La CPS ne fait pas payer l’examen des dossiers de candidature et ne vous demandera jamais vos coordonnées bancaires ou des informations de nature financière dans le cadre de sa procédure de recrutement.

Questions de présélection (maximum 2 000 caractères par question) :

1. Pouvez-vous décrire une expérience passée où vous avez géré plusieurs aspects de la gestion administrative du personnel, comme la gestion des contrats, l'administration de tickets (Helpdesk), et la gestion des congés ?
2. Comment qualifieriez-vous votre niveau avec les systèmes d’information ? Pouvez-vous donner des exemples concrets d'utilisation, notamment avec un Système d’Information RH (SIRH) et/ou des outils Microsoft 365 comme SharePoint, OneDrive ou Teams ?
3. Comment définissez-vous le service client au sein des ressources humaines ?