Assistant(e) de direction

Code ROME : M1604

Hiérarchie : Direction Générale

Horaires : Horaire du service : 8:00- 12:00 et de 13:00-17:00

                Variables en fonction des nécessités de service

Mission du poste :

Assister la Direction Générale en anglais et en français, afin d’optimiser la gestion quotidienne de ses activités, dans le respect de la confidentialité indispensable à l’exercice de l’emploi.

Activités générales :

• Assister la direction générale dans la préparation et le suivi des dossiers
• Gérer les agendas de la direction générale (prise de rendez-vous avec les partenaires internes et externes)
• Assurer les tâches habituelles d’un secrétariat de direction
• Recevoir, trier et diffuser les courriers journaliers (papier et e-mails)
• Traiter directement certains dossiers confiés par la direction générale par les différentes directions (crisis management, sponsoring…)
• Préparer et organiser les réunions et les déplacements (conférences, formations, …)
• Participer aux réunions et élaborer les comptes-rendus
• Effectuer les bons de commandes et Good Receipt liées aux dépenses générales
• Gérer les cartes Total et les assurances de la flotte véhicules
• Classer les différents documents et dossiers
• Mettre à jour, réaliser, coordonner les reportings et indicateurs transversaux des différentes directions
• Assister les différentes directions lors de surcroît exceptionnel de travail ou sur des projets
• De façon générale, établir et contrôler tous travaux relevant de son niveau de compétence