Assistant·e administratif·ve principal·e

Votre mission :

Descriptif de fonctions

La Communauté du Pacifique (CPS), principale organisation scientifique et technique du Pacifique, appuie le développement de la région depuis 1947. Organisation internationale d’aide au développement, la CPS fait figure de maison commune pour les 27 États et Territoires membres qui en assurent la gouvernance. Œuvrant pour le développement durable au bénéfice des peuples océaniens, l’Organisation intervient dans plus de 25 secteurs d’activité. La CPS est renommée pour ses connaissances et sa capacité d’innovation dans des domaines tels que les sciences halieutiques, la veille sanitaire, les géosciences et la conservation des ressources phytogénétiques pour l’alimentation et l’agriculture.

La Direction opérations et gestion fournit des services généraux à l’ensemble des divisions et programmes de l’Organisation. Elle comprend trois équipes clés : finances, ressources humaines et services d’information. Son action est centrée sur l’amélioration de l’efficacité des systèmes, des politiques et de la gestion, de manière à offrir des services clients de grande qualité.

Fonctions – L’Assistant·e administratif·ve principal·e apportera un soutien au·à la Directeur·rice et aux personnes placées sous sa responsabilité directe ; sera en charge de gérer les voyages, la logistique et l’administration ; la conception et l’administration de plateformes SharePoint et l’appui aux services partagés.

Les principales responsabilités du poste sont les suivantes :

Soutien au·à la Directeur·rice et aux personnes placées sous sa responsabilité directe

Gérer le calendrier du·de la Directeur·rice des finances. Communiquer avec les autres équipes ou divisions pour programmer l’emploi du temps du·de la Directeur·rice selon les besoins. Veiller à ce que le temps consacré par le·la Directeur·rice à des organes importants comme le Comité d’audit et des risques soit bien planifié.
Apporter un appui aux membres de l’équipe de direction des finances pour ce qui est de leur emploi du temps, de leurs réunions régulières et des produits qu’ils ont à livrer.
Contribuer à la tenue des principaux programmes/listes et registres disponibles sur la plateforme financière, par exemple le plan de travail annuel et le registre des risques.
Piloter la gestion de la page intranet du Département des finances. Communiquer régulièrement avec l’équipe de direction des finances aux fins de mise à jour des informations.
Accompagner les nouveaux membres de l’équipe en poste à Nouméa pour s’assurer de leur bonne installation.
Créer des bons de commande, traiter les factures des fournisseurs et générer des demandes de paiement pour l’équipe centrale des finances en poste à Nouméa, sur demande du·de la Directeur·rice ou d’un membre de l’équipe de direction des finances.

Voyages, logistique et administration

L’équipe des finances organise chaque année deux grands ateliers sur les services partagés (en présentiel et en ligne).Le·La titulaire du poste doit réaliser les tâches suivantes :

- Gérer tous les besoins liés aux conférences et à la restauration.

- Organiser tous les déplacements des agents de l’équipe centrale des finances.

- Solliciter les équipes chargées de l’informatique et de l’événementiel pour s’assurer du bon déroulement des réunions.

- Gérer tous les aspects logistiques.

- Suivre le budget et les dépenses.

Piloter l’organisation logistique d’autres ateliers ou réunions selon les besoins.
Organiser les voyages et l’hébergement pour tous les services placés sous l’autorité du·de la Directeur·rice des finances.
Veiller à ce que toutes les informations sur le personnel disponibles dans le système de gestion des voyages soient à jour.
Réaliser des tâches administratives liées aux achats, aux consultants et fournisseurs, ainsi qu’aux questions relatives au bureau.

Conception et administration de SharePoint

Amorcer et piloter la définition des besoins. Concevoir et créer la bibliothèque de documents et la page d’accueil de la plateforme en fonction de ces besoins.
Comprendre les paramètres, l’accessibilité et les droits. Porter assistance aux services concernant ce paramétrage.
Piloter la gestion de projet en gérant un outil de planification, en fournissant des conseils aux responsables de section concernant la gestion du changement et la communication, et en supprimant les espaces SharePoint obsolètes.
Collaborer avec l’équipe TIC selon les besoins.
Assurer la formation du personnel à la suite du déploiement de la plateforme, puis organiser des formations régulières par la suite.
Réaliser périodiquement des contrôles des performances et de l’usage pour veiller à ce que la plateforme continue de répondre aux besoins des utilisateurs.
Être constamment en contact avec l’Analyste de processus afin de définir et de suggérer des améliorations de l’automatisation ou des processus pour les plateformes.

Appui aux services partagés

Participer activement aux activités et programmes de services partagés, notamment aux initiatives de mutualisation des capacités en matière de finances et au déploiement de ces projets.
Travailler en collaboration dans tous les domaines avec le personnel chargé des finances dans les divisions.
Faire preuve d’esprit d’équipe en aidant de sa propre initiative les autres membres de l’équipe centrale des finances.
Effectuer toute autre tâche qui pourrait lui être confiée.

Pour de plus amples informations sur les principales responsabilités du poste, veuillez consulter le descriptif de fonctions en ligne.

Votre profil :

Principaux critères de sélection

Qualifications

Diplôme en gestion, administration d’entreprise, services de secrétariat, ou connaissances et expérience équivalentes.

Compétences techniques

Au moins sept ans d’expérience et de compétences avérées dans le même domaine.
Connaissances et compétences approfondies concernant SharePoint.
Connaissances et compétences solides concernant Microsoft Office.
Expérience de l’organisation de grands événements.
Solides compétences de collaboration et de travail en équipe.

Compétences linguistiques

Maîtrise du français et de l’anglais.

Compétences interpersonnelles et sensibilité culturelle

Capacité à nouer et à entretenir de bonnes relations avec des personnes issues d’horizons culturels différents.

Traitement et conditions d’emploi

Durée du contrat – Ce poste est à pourvoir pour une durée initiale de 3 ans ; le premier contrat pourra être renouvelé en fonction des résultats obtenus et de la continuité du financement.

Traitement – Le poste d’Assistant·e administratif·ve principal·e se situe dans la classe 7 du barème 2025 des traitements de la CPS, ce qui correspond à un traitement mensuel de départ situé entre 355 536 à 444 419 francs CFP. Le montant du traitement proposé à l’entrée en fonction se situe en principe dans la moitié inférieure de cette fourchette, mais il sera tenu compte des qualifications et de l’expérience du·de la candidat·e. L’ascension au sein de la fourchette salariale dépend ensuite de l’évaluation des résultats annuels. Pour l’heure, les agents de la CPS en poste en Nouvelle-Calédonie ne sont pas assujettis à l’impôt sur le revenu.

Langues – Les langues de travail officielles de la CPS sont l’anglais et le français.

Principes applicables en matière de recrutement – Le recrutement du personnel de la CPS se fonde sur le mérite et l’équité. Les candidat·e·s participent à une procédure de sélection équitable, transparente et non discriminatoire. La CPS respecte le principe de l’égalité des chances et défend la diversité de genre et la diversité culturelle, dont le bilinguisme. Elle s’emploie à attirer et à nommer des candidat·e·s respectueux·ses de ces valeurs. Il est dûment tenu compte des principes d’équité de genre et de la volonté de maintenir une forte représentation d’Océaniens et d’Océaniennes parmi les cadres professionnels. Si le comité de sélection estime, après entretien, ne pas pouvoir départager deux candidat·e·s, la préférence est donnée à un·e Océanien·ne. La confidentialité totale des candidatures est garantie conformément aux dispositions de la Politique de protection des renseignements personnels de la CPS.

Seul (e) s les candidat(e)s de nationalité française ou détenant un permis de travail approprié pourront être sélectionné(e)s.

Modalités de candidature

Date limite de dépôt des candidatures : 14 juillet 2025, 23h00 (heure de Nouméa)

Référence du poste : CR000448

Les candidatures doivent être déposées en ligne sur le site suivant : http://fr.careers.spc.int/

Les candidatures papier ne seront pas acceptées.

Seuls les dossiers de candidature complets seront pris en considération. Chaque dossier doit contenir :

un curriculum vitæ à jour, dans lequel figureront les coordonnées de trois références professionnelles ;
une lettre d’accompagnement exposant les compétences, l’expérience et les motivations ; et
les réponses à l’ensemble des questions de présélection.

Votre candidature sera jugée incomplète et ne sera pas prise en compte lors de l’étape de présélection si certains des documents ci-dessus ne sont pas fournis. Il n’est pas nécessaire de joindre aux dossiers de candidature des copies de diplômes ou de lettres de recommandation.

Toutes les pièces du dossier doivent être jointes au format Microsoft Word ou Adobe PDF.

La CPS ne fait pas payer l’examen des dossiers de candidature et ne vous demandera jamais vos coordonnées bancaires ou des informations de nature financière dans le cadre de sa procédure de recrutement.

Questions de présélection (maximum 2 000 caractères par question) :

Décrivez brièvement votre expérience dans l’organisation de voyages et d’autres aspects logistiques pour des ateliers ou des missions, et identifiez trois leçons que vous en avez tirées.
Veuillez énumérer les qualités que vous jugez essentielles pour un.e assistant.e administratif.ve et expliquer pourquoi.
Décrivez brièvement votre expérience dans la mise en place de systèmes et de processus de gestion de documents.

A propos de l'entreprise :

La Communauté du Pacifique est la principale organisation scientifique et technique du Pacifique, soutenant fièrement le développement de la région depuis 1947. Organisation internationale d’aide au développement, la CPS fait figure de maison commune pour les 27États et Territoires membres qui la composent et en assurent la gouvernance.

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