Assistant·e Administratif·ve

Descriptif de fonctions

La Communauté du Pacifique (CPS), principale organisation scientifique et technique du Pacifique, appuie le développement de la région depuis 1947. Organisation internationale d’aide au développement, la CPS fait figure de maison commune pour les 27 États et Territoires membres qui en assurent la gouvernance. Œuvrant pour le développement durable au bénéfice des peuples océaniens, l’Organisation intervient dans plus de 25 secteurs d’activité. La CPS est renommée pour ses connaissances et sa capacité d’innovation dans des domaines tels que les sciences halieutiques, la veille sanitaire, les géosciences et la conservation des ressources phytogénétiques pour l’alimentation et l’agriculture.

Le Programme durabilité environnementale et changement climatique (DECC) a été créé afin de permettre à la CPS de renforcer et de simplifier ses activités en lien avec le changement climatique en rassemblant les travaux déjà effectués par l’Organisation dans un cadre stratégique et technique cohérent. En outre, ce Programme pilote les activités de la CPS en matière de changement climatique et de durabilité environnementale, collabore avec les partenaires régionaux et internationaux de l’Organisation et fait la promotion de l’intégration de ces questions à l’ensemble des actions de développement menées par les divisions de l’Organisation.

Fonctions – L’Assistant·e Administratif·ve facilite la bonne gestion du Programme CCES en coordonnant les volets administratif, financier, comptable et logistique. Il·Elle fournit un appui et des services administratifs au programme, en veillant à ce que toutes les politiques et directives de la CPS relatives aux achats, aux voyages et à la gestion financière soient respectées.  Il·Elle occupe les fonctions suivantes : appui administratif et comptable, soutien à l’organisation d’événements, missions et voyages et supervision des achats et des contrats pour la division CCES.

Les principales responsabilités du poste sont les suivantes :

Appui administratif au programme DECC

• Gestion des communications quotidiennes de la division ; point d’entrée téléphonique et email général pour le projet 
• Gestion et classement des dossiers papier et informatique, élaboration des plans de classement (papier et informatique), tenue à jour des dossiers
• Gestion du planning de réunions et missions du directeur
• Appui au directeur du programme CCES dans les tâches de maintien des relations avec les partenaires, pays d’intervention et cellules internes de la CPS, ainsi que les tâches de gestion de projet, de programmation ou d’initiatives en termes de compilation d’expériences, consolidation de documents, etc
• Organisation logistique et secrétariat des réunions d’équipe (rédaction de compte-rendu)
• Appui aux démarches de suivi DECC-CPS (budgets annuels, résultats annuels, plan d’achat, suivi des décaissements, etc.)

Soutien à l’organisation d’évènements, conférences, ateliers, missions et voyages

• Appui à l’organisation et suivi des missions de l’équipe CCES, y compris les propositions d’agenda et de fonds de dossier : contrôle du respect des politiques de la CPS, établissement des documents de voyage, per diem, remboursements, modifications après le début du déplacement, et contrôle des documents post-mission (rapport de mission, pièces justificatives etc.)
• Soutien au directeur pour l’organisation de ses voyages et suivi des frais de mission
• Recueil de l’ensemble des documents justificatifs (cartes d’embarquement, factures d’hôtel et autres documents de voyage, etc) et archivage aux fins d’audit
• Appui à la planification et à l’organisation des évènements (coordination des dispositions logistiques et le soutien administratif : identification des besoins, gestion financière, réservations, invitations, etc.)
• Responsable de la réservation des hôtels, billets d’avion nécessaires pour l’équipe et pour les participants, en conservant les justificatifs
• Préparation des documents (impression, assemblage et distribution) liés aux événements (agenda, informations pratiques etc.)
• Rédaction de compte-rendu d’ateliers et réunions, en français et en anglais et de notes de synthèse des décisions

Contrôle et suivi du budget, suivi des achats et des contrats 

• Contrôle des budgets liés aux achats et contrats : création des bons de Commande, contrôle des procédures (codes, circuits de signatures…)
• Suivi du budget de fonctionnement de la division et du budget de certains projets qui n’ont pas d’assistants administratifs et financiers ; vérification des écritures comptables
• Préparation, suivi et mise à jour du plan annuel des besoins en achats et contrats pour les budgets sous sa responsabilité
• Appui à la préparation des programmes prévisionnels de dépenses et du budget annuel du programme, à soumettre aux instances CPS et bailleurs
• Contribution à la rédaction des contrats et amendements en s’appuyant sur les modèles standards et le soutien de l’équipe ‘achats’ de la CPS
• Information de l’équipe et des consultants sur les procédures et leurs évolutions éventuelles
• Contribuer à faciliter les audits, conformément aux exigences des bailleurs, en préparant notamment les documents comptables

Pour de plus amples informations sur les principales responsabilités du poste, veuillez consulter le descriptif de fonctions en ligne.