Assistant.e Administratif.ve

Votre mission :

Descriptif de fonctions

La Communauté du Pacifique (CPS), principale organisation scientifique et technique du Pacifique, appuie le développement de la région depuis 1947. Organisation internationale d’aide au développement, la CPS fait figure de maison commune pour les 27 États et Territoires membres qui en assurent la gouvernance. Œuvrant pour le développement durable au bénéfice des peuples océaniens, l’Organisation intervient dans plus de 25 secteurs d’activité. La CPS est renommée pour ses connaissances et sa capacité d’innovation dans des domaines tels que les sciences halieutiques, la veille sanitaire, les géosciences et la conservation des ressources phytogénétiques pour l’alimentation et l’agriculture.

La Division pêche, aquaculture et écosystèmes marins compte parmi les plus anciennes divisions de la CPS. Depuis plus de 60 ans, elle fournit des services scientifiques et techniques à l’appui de la gestion halieutique et du développement durable en Océanie. Le but de la Division est de faire en sorte que les ressources halieutiques de l’Océanie soient gérées durablement en vue d’assurer la croissance économique, la sécurité alimentaire et la protection de l’environnement. Elle comprend deux programmes : le Programme pêche hauturière et le Programme pêche côtière.

Fonctions – L’Assistant.e Administratif.ve sera en charge de fournir des services administratifs efficaces au programme pêche hauturière, et organiser les voyages des consultants et participants aux ateliers organisés par le programme.

Les principales responsabilités du poste sont les suivantes :

Gestion des voyages des consultants et des participants aux ateliers/réunions de la section

Organiser les voyages des personnes participant aux diverses réunions et ateliers organisés par la section de la pêche océanique.
Obtenir des options de voyage efficaces qui minimisent le temps et les coûts en fournissant (dans la mesure du possible) au moins 2 options.
Adhérer aux politiques de voyage et des achats de la CPS.
Fournir un soutien aux voyageurs aussi bien au quartier général que sur le terrain (déplacements, per diems, soutien logistique).
Traiter les voyages pour les consultants auprès de l’OFP.

Gestion des réunions et ateliers organisés par l’OFP

Coordonner la logistique et le soutien administratif, aussi bien pour les réunions/ateliers organisés à Nouméa qu’ailleurs.
Dès que les nominations de la part des pays sont reçues, gérer l’organisation des voyages, ainsi que les détails administratifs.
Gérer la documentation pour les voyages.
Organiser les activités telles que les pauses-thé du matin et de l’après-midi, les déjeuners, les barbecues.
Se mettre en relation avec les services de l’OMD tel que la Maintenance et TIC pour les réservations de salles et aides techniques.

Support administratif et financier de l’OFP

Créer des bons de commande (PO), saisir les factures d’achats (PI), selon les besoins.
Effectuer des paiements auprès des fournisseurs de l’OFP.
Gérer la création de fournisseurs au besoin.
Assurer le respect des politiques de la CPS (achats, voyages, finances).
Assister/remplacer les autres membres de la section administrative de l’OFP selon les besoins/priorités.
Compiler tous les détails sur les participants/stagiaires des formations OFP.
Le stock d’équipement/papeterie est surveillé et géré de manière appropriée.

Saisie et validation des données de marquage

Saisir et vérifier les données de récupération des marques ainsi que les données biologiques dans la base de données.

Pour de plus amples informations sur les principales responsabilités du poste, veuillez consulter le descriptif de fonctions en ligne.

Votre profil :

Principaux critères de sélection

Qualifications

Au minimum un diplôme (BTS par exemple) dans les domaines de l’administration d’entreprise, des services de secrétariat et de la gestion financière.

Compétences techniques

Au moins trois ans d’expérience du soutien administratif et de l’appui à l’organisation de manifestations, dans un environnement similaire.
Capacité à travailler de façon indépendante et avec efficacité en respectant les délais impartis
Bon sens de l’organisation
Expérience dans l’organisation des itinéraires de voyage, l’hébergement et les conférences/réunions

Compétences linguistiques

Capacités de communication en anglais et en français.

Compétences interpersonnelles et sensibilité culturelle

La connaissance des États et Territoires insulaires océaniens constitue un atout.

Traitement et conditions d’emploi

Durée du contrat – Ce poste est à pourvoir pour une durée de 3 ans.

Traitement – Le poste d’Assistant.e Administratif.ve se situe dans la classe 6 du barème 2024 des traitements de la CPS, ce qui correspond à un traitement mensuel de départ situé entre 289 283 à 361 604 francs CFP. Le montant du traitement proposé à l’entrée en fonction se situe en principe dans la moitié inférieure de cette fourchette, mais il sera tenu compte des qualifications et de l’expérience du·de la candidat·e. L’ascension au sein de la fourchette salariale dépend ensuite de l’évaluation des résultats annuels. Pour l’heure, les agents de la CPS en poste en Nouvelle-Calédonie ne sont pas assujettis à l’impôt sur le revenu.

Langues – Les langues de travail officielles de la CPS sont l’anglais et le français.

Principes applicables en matière de recrutement – Le recrutement du personnel de la CPS se fonde sur le mérite et l’équité. Les candidat·e·s participent à une procédure de sélection équitable, transparente et non discriminatoire. La CPS respecte le principe de l’égalité des chances et défend la diversité de genre et la diversité culturelle, dont le bilinguisme. Elle s’emploie à attirer et à nommer des candidat·e·s respectueux·ses de ces valeurs. Il est dûment tenu compte des principes d’équité de genre et de la volonté de maintenir une forte représentation d’Océaniens et d’Océaniennes parmi les cadres professionnels. Si le comité de sélection estime, après entretien, ne pas pouvoir départager deux candidat·e·s, la préférence est donnée à un·e Océanien·ne. La confidentialité totale des candidatures est garantie conformément aux dispositions de la Politique de protection des renseignements personnels de la CPS.

Seul (e) s les candidat(e)s de nationalité française ou détenant un permis de travail approprié pourront être sélectionné(e)s.

Modalités de candidature

Date limite de dépôt des candidatures : 11 aout 2024, 23h00 (heure de Nouméa)

Référence du poste : CR000253

Les candidatures doivent être déposées en ligne sur le site suivant : http://fr.careers.spc.int/

Les candidatures papier ne seront pas acceptées.

Seuls les dossiers de candidature complets seront pris en considération. Chaque dossier doit contenir :

un curriculum vitæ à jour, dans lequel figureront les coordonnées de trois références professionnelles ;
une lettre d’accompagnement exposant les compétences, l’expérience et les motivations ; et
les réponses à l’ensemble des questions de présélection.

Votre candidature sera jugée incomplète et ne sera pas prise en compte lors de l’étape de présélection si certains des documents ci-dessus ne sont pas fournis. Il n’est pas nécessaire de joindre aux dossiers de candidature des copies de diplômes ou de lettres de recommandation.

Toutes les pièces du dossier doivent être jointes au format Microsoft Word ou Adobe PDF.

La CPS ne fait pas payer l’examen des dossiers de candidature et ne vous demandera jamais vos coordonnées bancaires ou des informations de nature financière dans le cadre de sa procédure de recrutement.

Questions de présélection (maximum 2 000 caractères par question) :

Quels sont les facteurs clés dans l’organisation de réunions, ateliers ou conférences d’envergure nationale et régionale ?
Citez trois compétences qui selon vous sont importantes afin de pouvoir gérer de multiples taches administratives.
Décrivez votre expérience en gestion administrative en appui d’une section ou de l’intégralité d’un service.

A propos de l'entreprise :

La Communauté du Pacifique est la principale organisation scientifique et technique du Pacifique, soutenant fièrement le développement de la région depuis 1947. Organisation internationale d’aide au développement, la CPS fait figure de maison commune pour les 27États et Territoires membres qui la composent et en assurent la gouvernance.

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