Assistant Administratif (H/F)

Le titulaire du poste assiste un ou plusieurs directeurs afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...). Il organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de l’activité.

Pour cela, il doit notamment:

• Organiser les rendez vous, le planning du Directeur et filtrer les appels et les accueils physiques
• Concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes, ...
• Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les contrats en interne et en externe
• Organiser les déplacements du Directeur ou de membres de son équipe
• Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...)
• Effectuer la frappe de documents, le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques
• Instruire et suivre des dossiers professionnels (constitution, synthèse, mise à jour de fichier, ...)
• Concevoir des outils de suivi d'activité de la structure, des tableaux de bord et les mettre à jour
• Actualiser les informations professionnelles et réglementaires et procéder à l'archivage, au classement des documents 
• Planifier et organiser des opérations de communication, des manifestations évènementielles
• Etablir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
• Assurer le suivi des divers reportings (extraction, répartition, relance, centralisation des retours), des tableaux de production et de rentabilité
• Traiter les obligations réglementaires