Responsable adjoint·e de la maintenance

Descriptif de fonctions

La Communauté du Pacifique (CPS), principale organisation scientifique et technique du Pacifique, appuie le développement de la région depuis 1947. Organisation internationale d’aide au développement, la CPS fait figure de maison commune pour les 27 États et Territoires membres qui en assurent la gouvernance. Œuvrant pour le développement durable au bénéfice des peuples océaniens, l’Organisation intervient dans plus de 25 secteurs d’activité. La CPS est renommée pour ses connaissances et sa capacité d’innovation dans des domaines tels que les sciences halieutiques, la veille sanitaire, les géosciences et la conservation des ressources phytogénétiques pour l’alimentation et l’agriculture.

Le collectif Opérations et intégration (O&I) fournit des services essentiels d’appui qui soutiennent le portefeuille scientifique et technique de l’organisation. Nos fonctions clés englobent les services corporatifs, l’appui aux programmes, les partenariats, la mobilisation des ressources ainsi que l’engagement stratégique. Ces services sont coordonnés à travers nos bureaux régionaux et satellites implantés dans le Pacifique et en Europe. Par ailleurs, le collectif O&I pilote un chantier dédié au changement organisationnel et à la transformation, visant à renforcer l’amélioration continue et la capacité d’adaptation de l’organisation.

Le·La Responsable adjoint·e de la maintenance prêtera appui au·à la Responsable de la maintenance (Nouméa) pour garantir l’efficacité de la prestation des services du parc immobilier et des installations au siège de la Communauté du Pacifique (CPS). Il·Elle assure la coordination des opérations de nettoyage et des activités logistiques, apporte un soutien administratif et financier à l’unité chargée de la maintenance, fournit un appui opérationnel dans le cadre d’événements institutionnels, et contribue ainsi à un lieu de travail sûr, efficient et bien entretenu.

Les principales responsabilités du poste sont les suivantes :

Supervision des services de nettoyage

• Élaborer, communiquer et mettre en œuvre les programmes quotidiens et hebdomadaires de nettoyage.
• Veiller à ce que les activités de nettoyage soient réalisées conformément aux normes de qualité, d’hygiène et de sécurité, et suivre la performance des services afin de garantir la conformité.
• Superviser et coordonner de manière efficace les agents chargés du nettoyage et les prestataires afin d’assurer le respect des normes de propreté au siège de la CPS.
• Gérer efficacement le matériel, les fournitures et les consommables de nettoyage à l’appui des opérations.
• Maintenir un environnement de travail propre, sûr et accueillant dans l’ensemble du siège de la CPS.

Administration de la maintenance, achats et gestion de contrats

• Coordonner le traitement des devis, des bons de commande et des factures, l’administration des contrats et l’établissement de rapports sur les dépenses.
• Assurer le suivi de l’exécution et de l’achèvement des travaux et des services de maintenance, en veillant au respect des exigences contractuelles.
• Établir des attestations d’achèvement des travaux, des documents de réception, des registres relatifs aux contrats et des demandes de paiement électronique.
• Tenir des registres des contrats, des accords de fournisseur privilégié et des documents connexes.
• Suivre les dates d’expiration des contrats, les livrables, les renouvellements et les avenants aux contrats.
• Tenir des registres exacts sur les aspects administratifs et financiers, les contrats et les projets afin de soutenir l’unité chargée de la maintenance.

Logistique du lieu de travail et gestion des actifs

• Coordonner et superviser les réinstallations dans les bureaux, les déplacements de mobilier et les réaménagements des espaces de travail au siège de la CPS, en faisant appel à des agents internes et à des prestataires externes au besoin.
• Coordonner les réinstallations temporaires et les dispositions logistiques nécessaires à la réalisation des projets de maintenance, de rénovation et d’amélioration du lieu de travail.
• Gérer les stocks de mobilier et les espaces de stockage, en veillant à ce que les actifs soient répertoriés et enregistrés, et fassent l’objet d’un suivi tout au long de leur cycle de vie.
• Coordonner les activités de cession d’actifs conformément aux politiques et aux procédures de la CPS.
• Tenir des registres exacts et à jour des stocks de mobilier et de matériel.

Coordination de l’organisation logistique d’événements et de l’appui opérationnel

• Coordonner les exigences logistiques liées aux événements et aux réceptions institutionnels au siège de la CPS, notamment la gestion des formulaires de demande de services logistiques et les activités de mise en place d’événements.
• Coordonner les prestataires de services externes, notamment les traiteurs et les prestataires événementiels, afin d’assurer le bon déroulement des événements.
• Fournir un appui technique et opérationnel lors de la planification d’événements, notamment en ce qui concerne l’alimentation en électricité, l’accès à l’eau, l’installation de matériel et l’aménagement du site.
• Garantir la disponibilité, la mise en place et la récupération de mobilier, de matériel et d’autres ressources nécessaires aux événements.
• Suivre les activités de mise en place d’événements et de démontage afin de garantir le respect des exigences liées à la sécurité, aux opérations et au site.

Pour de plus amples informations sur les principales responsabilités du poste, veuillez consulter le descriptif de fonctions en ligne.

Principaux critères de sélection

Qualifications

• Qualification technique pertinente en gestion d’installations, services liés aux bâtiments, logistique, administration d’entreprise ou dans un domaine apparenté, ou connaissances et expérience équivalentes.

Compétences techniques

• Au moins cinq ans d’expérience en matière d’installations, de logistique ou de services de soutien sur le lieu de travail.
• Expérience de l’encadrement de personnel et de la gestion de prestataires.
• Connaissance des services de maintenance et de nettoyage.
• Expérience des processus liés aux achats et des processus administratifs et financiers.
• Excellentes compétences en matière d’organisation et de communication.
• Bonnes compétences en matière de service client.

Compétences interpersonnelles et sensibilité culturelle

• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel

Traitement et conditions d’emploi

Durée du contrat – Ce poste est à pourvoir pour une durée initiale de 3 ans ; le premier contrat pourra être renouvelé en fonction des résultats obtenus et de la continuité du financement.

Traitement – Le poste de Responsable adjoint·e de la maintenance se situe dans la classe 6 du barème 2026 des traitements de la CPS, ce qui correspond à un traitement mensuel de départ situé entre 303 748 à 379 685 francs CFP. Le montant du traitement proposé à l’entrée en fonction se situe en principe dans la moitié inférieure de cette fourchette, mais il sera tenu compte des qualifications et de l’expérience du·de la candidat·e. L’ascension au sein de la fourchette salariale dépend ensuite de l’évaluation des résultats annuels. Pour l’heure, les agents de la CPS en poste en Nouvelle-Calédonie ne sont pas assujettis à l’impôt sur le revenu.

Avantages dont bénéficie le personnel local en poste à Nouméa – La CPS offre une couverture médicale et une assurance vie pour ses employés et leurs ayants droit, 25 jours ouvrés de congé annuel et d’autres types de congé et un accès à la caisse de prévoyance de la CPS (contribution fixée à 8% du traitement de base, la CPS versant également une contribution de 10%).

Langues – Les langues de travail officielles de la CPS sont l’anglais et le français.

Principes applicables en matière de recrutement – Le recrutement du personnel de la CPS se fonde sur le mérite et l’équité. Les candidat·e·s participent à une procédure de sélection équitable, transparente et non discriminatoire. La CPS respecte le principe de l’égalité des chances et défend la diversité de genre et la diversité culturelle, dont le bilinguisme. Elle s’emploie à attirer et à nommer des candidat·e·s respectueux·ses de ces valeurs. Il est dûment tenu compte des principes d’équité de genre et de la volonté de maintenir une forte représentation d’Océaniens et d’Océaniennes parmi les cadres professionnels. Si le comité de sélection estime, après entretien, ne pas pouvoir départager deux candidat·e·s, la préférence est donnée à un·e Océanien·ne. La confidentialité totale des candidatures est garantie conformément aux dispositions de la Politique de protection des renseignements personnels de la CPS.

Seul (e) s les candidat(e)s de nationalité française ou détenant un permis de travail approprié pourront être sélectionné(e)s.